La fonctionnalité Bibliothèque de Haiku est un outil puissant pour centraliser et gérer vos documents juridiques. Cependant, pour tirer pleinement parti de ses capacités, il est essentiel d’organiser vos imports de manière optimale. En structurant vos fichiers par dossiers clients, vous vous alignez sur le mode d’entraînement du système, garantissant ainsi les meilleures performances possibles.

Pourquoi structurer vos imports par dossiers clients ?

1. Alignement avec l’entraînement du système

Haiku a été conçu et entraîné pour fonctionner avec des structures similaires à celles d’un cabinet juridique, où les fichiers sont organisés par client ou affaire. Cette organisation permet au système de naviguer efficacement dans vos documents et de fournir des réponses précises, même pour des questions complexes.

2. Performances maximales

Lorsque vos fichiers sont rangés de manière claire et cohérente, Haiku peut exploiter pleinement son potentiel. Cela améliore la précision des recherches, la rapidité d’analyse et la pertinence des résultats.

3. Facilité d’utilisation

Une organisation logique vous permet de retrouver rapidement les informations nécessaires, tout en simplifiant l’utilisation des filtres et des outils d’analyse de Haiku.

Comment organiser vos imports efficacement ?

1. Créez des dossiers clients

Organisez vos documents en créant un dossier pour chaque client ou projet. À l’intérieur de chaque dossier, subdivisez vos fichiers en catégories claires, comme :

a. "Comptabilité

• Factures

• Devis

b. Correspondances

• Correspondance clients

• Correspondance confrères

• Correspondance avec les tribunaux/juridictions

• Correspondance divers

c. Consultation

d. Actes juridiques

• Contrats

• Statuts

• Testament

• Acte de Propriété

• Baux

• Procès-verbal

• Mandat

• Attestation / certificat

e. Procédures

• Actes introductifs d'instance

• Conclusions de première instance

• Conclusions d’appels

• Pourvois

• Jugements et ordonnances (liés aux procédures du cabinets)

• Procédures d'exécution

f. Expertise judiciaire

• Rapports d'expertise judiciaire

g. Pièces

• Pièces clients

• Pièces adverses

h. Recherches

• Jurisprudence

• Doctrine

• Notes de recherche

1. Notes

• Notes de réunion

• Notes d'entretien avec les clients

j. Autres"

2. Donnez des noms explicites à vos fichiers

Chaque fichier doit avoir un nom qui reflète clairement son contenu et sa pertinence. Cela facilite non seulement votre navigation manuelle, mais aide également Haiku à analyser et interpréter vos données. Par exemple :

• Contrat_SociétéABC_Janvier2024.pdf

• Jugement_XYZ_CourAppel_15mars2023.pdf

Quels sont les bénéfices ?

• Des recherches ultra-précises : Haiku peut interpréter et contextualiser vos questions plus efficacement lorsque vos fichiers sont organisés de manière logique.

• Un gain de temps considérable : Une structure claire vous permet de naviguer rapidement dans vos imports et de trouver ce dont vous avez besoin en quelques clics.

• Une meilleure exploitation de Haiku : En respectant le mode d’entraînement du système, vous maximisez les capacités d’analyse et de réponse de l’outil.

Prêt·e à organiser vos imports ?